ビジネスシーンにおいて、相手とやり取りする際に電話とメールのどちらを使えばいいか、を悩むことがちょくちょくあります。無料ビジネスチャットツールやタスク管理ツールが進化してきた昨今でも、電話はまだまだ主要なツールです。
 
 

電話とメールの使い分け

・電話派
動き回っている人や、営業さんに多いのが、電話派。
メールよりも電話の方が早い」というような理由から、電話でのやり取りを好む方が多いと言われています。その通り、電話の一番のメリットとも言えるのが早さです。メールでは、相手にちゃんと届いているかが分からず、また、すぐに返答を貰えるかもわかりません。場合によっては翌日以降に連絡がくることも考えられます。
 
・メール派
相手の時間を奪わず、好きな時間に連絡ができることがメールの良いところです。また、メールはやり取りした内容が記録として残るため「言った言わない」ということが起こりません。電話では、受けた相手がそれまで行っていた業務を中断させてしまい、相手の時間を拘束してしまうことになります。一方メールでは、相手が可能な時間に確認・返信ができ、言い間違いや聞き間違いを防げます。
 
 

それぞれを使用する際のポイント

・電話
タイピングしたりアドレスを探したりという手間がかからない分、緊急性のある内容や簡単な伝達で済む内容であれば電話の方が簡単です。直接会話ができるので、返答を得たり話を展開しやすいところがメリットと言えます。文書と違い、言い間違いや聞き間違いが発生することがあるため、「電話の方が楽だから」という理由だけで電話を掛けてしまうと思わぬトラブルを招く可能性があります。詳細な事柄の確認や返答を求める場合には、メールを使用する方が親切です。
 
・メール
会議の合間や、商談中でも送ることができるのがメールです。電話と違い、相手の時間を気にせず連絡できるため、確認事項をいくつかまとめることもできます。また、CCなどを使用し、複数の相手と一度に連絡をとりあうことも可能です。記録が残るため、確実なやりとりができることも魅力ですが、技術的に不得意な人が一定数いることや、相手がメールを読んでいるのか読んでいないのかが分からないところがデメリットとして挙げられます。簡潔に書かなければ、肝心なことがわからず忙しい相手にとっては煩わしいものとなってしまいます。本文は、短く簡潔に整理して読みやすくしましょう。至急確認して欲しいメールは、送ってから一度電話で確認を依頼する方が良いかもしれませんね。
 
 

まとめ

いかがでしたか?相手によってコミュニケーションツールを選ぶのは面倒ですが、自分にとっても相手にとってもスムーズに業務を遂行するために、柔軟に使い分けられるようにしましょう。
 
 

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